É o documento que expressa o planejamento do trabalho repetitivo que deve ser executado para o alcance da meta padrão.
Deve conter as instruções sequenciais das operações e a frequência de execução, especificando o responsável pela execução, listagem dos equipamentos; peças e materiais utilizados na tarefa, descrição dos procedimentos da tarefa por atividades críticas; de operação e pontos proibidos de cada tarefa; roteiro de inspeção periódicas dos equipamentos de produção.
Devem ser aprovados, assinados, datados e revisados anualmente ou conforme necessário.

OBJETIVO

Um POP tem o objetivo de se padronizar e minimizar a ocorrência de desvios na execução de tarefas fundamentais, para o funcionamento correto do processo. Ou seja, um POP coerente garante ao usuário que a qualquer momento que ele se dirija ao estabelecimento, as ações tomadas para garantir a qualidade sejam as mesmas, de um turno para outro, de um dia para outro. Ou seja, aumenta-se a previsibilidade de seus resultados, minimizando as variações causadas por imperícia e adaptações aleatórias, independente de falta, ausência parcial ou férias de um funcionário.

COMO E QUEM DEVE ELABORAR UM POP?

Transcrever as tarefas rotineiras que todos fazemos mecanicamente para uma folha de papel nem sempre é uma tarefa fácil, talvez seja um pouco cansativa, mas devemos tomar alguns cuidados:
Nunca copie procedimentos de livros ou de outras organizações, existem particularidades que só o nosso estabelecimento tem e isso é de fácil percepção por parte do responsável do estabelecimento ou ainda por ação de auditores.
A pessoa que executa a tarefa é quem deve colaborar com o desenvolvimento do procedimento, ele é o dono do processo.
O funcionário tem que ser treinado, habilitado e qualificado para a execução de sua tarefa. Sendo assim, escreva o que você faz e faça o que está escrito.
Faça constantes análises críticas (pelo menos duas vezes por ano) sobre a aplicabilidade de seus procedimentos e se os mesmos ainda estão sendo seguidos.
A linguagem utilizada no POP deverá estar em consonância com o grau de instrução das pessoas envolvidas nas tarefas, dê preferência para uma linguagem simples e objetiva.
O conteúdo do POP, assim como sua aplicação, deverá ter o completo entendimento e familiarização por parte dos funcionários que tenham participação direta e/ou indireta na qualidade final daquele procedimento. Normalmente a ingerência de supervisores, coordenadores e diretores neste ponto é uma das causa de ineficiência na implantação de um Sistema da Qualidade. Cabendo aos mesmos as responsabilidades pela revisão e aprovação do POP.

Os principais passos para se elaborar um POP

1. Nome do POP ( Rotina para Limpeza, Desinfecção e Esterilização de materiais, Rotina para limpeza e desinfecção de superfícies).
2. Objetivo do POP (A quê ele se destina, qual a razão da sua existência e importância).
3.Documentos de referência (Quais documentos poderão ser usados ou consultados quando alguém for usar ou seguir o POP ? Podem ser Manuais, outros Pops, Códigos, etc.)
4.Local de aplicação (Aonde se aplica aquele POP ? Por exemplo, na CME, se for um POP de Rotina para Limpeza, desinfecção e esterilização de materiais)
5.Siglas (Caso siglas sejam usadas no POP, dar a explicação de todas : CME = Central de Material Estelizado; DML = Depósito de Material de Limpeza, CD = Cirurgião-Dentista etc.)
6.Descrição das etapas da tarefa com os executantes e responsáveis.
7.Se existir algum fluxograma relativo a essa tarefa, como um todo, ele pode ser agregado nessa etapa.
8.Informar o local de guarda do documento, e o responsável pela guarda e atualização
9.Informar frequência de atualização (Digamos, de 12 em 12 meses)
10.Informar em quais meios ele será guardado (Eletrônico ou computador ou em papel)
11.Gestor do POP (Quem o elaborou)
12.Responsável por ele.


Fonte: Manual de POP